Organisation de documents administratifs : comment procéder ?

La tenue de dossiers administratifs est importante pour chacun d’entre nous. En effet, les papiers, (document de travail, justificatif de logement ou de domicile, attestation et autres dossiers) peuvent être nécessaires à un moment donné à la demande du gouvernement ou pour justifier certaines actions et décisions. Cependant, la tenue de registres n’est pas toujours la bonne chose à faire et a parfois de graves conséquences. Ce processus implique une classification, un rangement par catégorie, dans des aides mémoires, des classeurs ou des pochettes suspendus ou dans un rangement à domicile. Les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, doivent être stockés de manière à pouvoir être retrouvés facilement. Et cela peut se faire de plusieurs manières. Comment ? 

Classement dossier et papiers par ordre alphabétique

Vous pouvez décider de trier et classer vos documents et papiers administratifs par catégorie ou par ordre alphabétique. Mais comment procéder ? Vous pouvez créer différentes rubriques en suivant simplement un ordre logique de lettres. Si vous avez des documents importants qui contiennent des noms de personnes, dressez-en la liste en les parcourant. Pour les noms, vous devez les mettre entre parenthèses, juste après le nom de famille. Il est important de faire le travail d’indexation avant de soumettre les documents.

Organisez-les par ordre numérique

Une autre bonne idée est d’organiser vos documents et papiers administratifs dans l’ordre. Il suffit d’attribuer un numéro à chaque document dans l’ordre où il est reçu. Ensuite, procédez par ordre de classement croissant. Cependant, il est bon d’ajouter une étiquette pour classer chaque élément du dossier afin de vous faciliter la vie et ne pas perdre de temps à effectuer des recherches urgentes dans de nombreux classeurs.

Classez ces documents dans le tableau

Dans chaque zone, triez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien, le plus récent étant en tête. Cela vous servira d’aides mémoire et faciliter la vie entreprise. Vous pouvez réserver un endroit (dans le couloir, sur le coin de la table de la cuisine, dans des pochettes) pour y ranger toute votre correspondance domestique, en plaçant un bac à côté. Prenez l’habitude de trier votre courrier dès que vous le recevez – cela ne prend que quelques minutes.

– Débarrassez-vous immédiatement des publicités et des prospectus inutiles dans votre logement.

– Ouvrir les restes de courrier et jeter les enveloppes.

– Répondez immédiatement aux questions urgentes, les autres informations peuvent attendre ……. Un peu

– Envoyez le reste à temps, comme vous le feriez pour le tri. Cela peut être une aubaine : ce qui est traité cette semaine, ce qui est traité le 15, ce qui est traité à la fin du mois, et enfin une boîte aux lettres moins importante (pour ceux qui sont ‘hors du feu’).” Les e-mails “actuels” ont déjà été d’excellentes aides mais doivent être conservés dans les dossiers appropriés.

Réduire les documents papier

De plus en plus de services d’aides proposent des factures électroniques comme alternative à la paperasserie, que ce soit sous forme de factures électroniques ou par courrier électronique. Les paiements électroniques directs sont également possibles. Cela réduit considérablement la quantité de documents à remplir ou à stocker dans des logement. N’oubliez pas, cependant, que les documents numériques doivent être classés sur un ordinateur de la même manière que les documents papier. Pensez également à scanner les documents importants (certificats de propriété, contrats de mariage, actes de donation, jugements de divorce) et à les sauvegarder sur votre ordinateur.

Vérifiez la période de conservation légale

 Avant de faire appel à une entreprise de destruction ou de déchiquetage réputée, vous devez vous assurer que vous avez le droit de vous débarrasser de documents et dossiers professionnels. Vous devez vérifier la durée de conservation des informations comme le prescrit la loi.

 Par exemple, les documents bancaires et de sécurité sociale, tels que les relevés bancaires et les fiches de paie ou les justificatifs de logement et d’hébergement, doivent être conservés pendant au moins cinq ans.